Telefon ausgelastet

Hallo liebe Leser und Leserinnen,

leider erhalten wir oft das Feedback von Interessenten zurück, dass wir telefonisch schlecht erreichbar sind. Von 10 anrufen würden die meisten nur 2 bis 3x durchkommen. Die schlechte Erreichbarkeit resultiert nicht aus dem Grunde, dass wir nicht anwesend sind sondern fast durchgehend telefonieren. Aus Erfahrungen kann ich sagen selbst in Telefonaten die nur einige Minuten dauern klopft es fast durchgehend im Hintergrund. Wir müssen bedingt durch den Logistikservice für Internetshops oft mit den Internetshop Inhabern telefonieren. Das nimmt die meiste Zeit am Telefon in Anspruch. Daher sprechen Sie bitte auf den Anrufbeantworter und wir rufen Sie gerne zurück.

Aufbewahrungsbox inklusive

Hallo,

Firmen bieten Aufbewahrungsboxen an wie www.makespace.com Kunden haben uns gefragt wieso wir dieses nicht ebenfalls anbieten. Wir haben das im Meeting angesprochen und haben uns dafür entschieden, dass alle Kunden eine Box inklusive bekommen.

Die exakte Box Grösse:

Box Grösse 60cm lang, 40cm tief, 37cm hoch und gesamt 67 Liter Volumen

Kunden können sich selbst einfach kleine Artikel zuschicken. Daraufhin wird der Kunde dann informiert, dass ein Artikel oder Paket eingegangen ist und dieses wird dann in der Box aufbewahrt. Wenn ein Kunde ein Paket oder Artikel möchte, dann schreibt der Kunde uns einfach per Email an. Wir berechnen dann einfach die Portogebühren und senden es unseren Kunden zu.

Viel Spass beim befüllen der Box 🙂

 

Domain Treuhandservice für .de Domains

Einige Anfragen kommen immer wieder rein indem Kunden anfragen ob unser Service quazi als Domain Treuhand Service genutzt werden könnte. Damit möchten die Kunden wohl die eigene Anschrift im Whois verbergen und die Anschrift von unserem Virtual Office Service angeben. Wir bieten es nicht direkt als Domain Treuhand Service an aber es gibt einige Kunden die mehrere Domains besitzen und den Virtual Office Service als Domain Treuhand Ersatz nutzen.

Wie funktioniert das ?

Ein Kunde bucht unseren Virtual Office Service und will die Post z.B. für eine Firma angenommen haben die der Kunde „ABCZTR IT“ nennt. Nun schreibt dieser Kunde bei allen Domains ABCZTR IT plus die Anschrift die er von uns erhalten hat in den Whois rein. Als Vor- und Zunamen trägt der Kunde meistens irgend einen Mitarbeiter oder Bekannten ein. Somit kommt die Post bei uns an, wird von uns angenommen da die Firma ABCZTR IT bei uns Kunde ist. Die Post wird dann von uns eingescannt und an den Kunden als PDF Dokument per Email weitergeleitet.

Den Ablauf kannte ich bis jetzt auch nicht 🙂 Ein Kunde der mit Domains handelt hat es mir gestern am Telefon erklärt wie er unseren Service nutzt 🙂 Das wäre dann wohl ein Domain Treuhand Service made by Virtual Office FLAT 🙂

Geeignet ist dieser Ablauf sicherlich auch für ausländische Kunden, da bei .de Domains immer der Admin-C in Deutschland ansässig sein muss.

Neue Regale für das Lager

Morgen erhalten wir neue Warenregale für das Lager in Dietzenbach, da wir immer mehr Platz brauchen für die Waren der Kunden. Wir haben viele aktive Internetshops die unseren Logistikservice wie hier beschrieben http://virtual-office-flat.de/Versandservice-fuer-Internetshops.php nutzen. Am Tag versenden wir aktuell Sendungen im 4stelligen Bereich. Die Waren werden für jeden Kunden separat in einem Regal sortiert nach Artikelnummer. Damit die Versandmitarbeiter schnell auf die Artikel/Waren zugreifen können. Verpackt werden die Sendungen nahezu in Echtzeit. Sobald die Email vom Kunden eingeht das ein Paket an einen Kunden versendet werden kann, legt ein Versandmitarbeiter los und verpackt die Artikel in ein Paket. Dann steht die Sendung oder das Paket bereit für die Fahrer des jeweiligen Versandunternehmen wie DHL, Hermes, UPS, DPD, GLS, TNT, Keavo oder iloxx, Das sind die meisten die unsere Kunden bevorzugen.

Buch-Autor und Verlage

Durch Zufall hatte ich letzte Woche einige Pakete angenommen die an Verlage und Autoren gerichtet waren. Mich verwunderte wieso ein Verlag einen Virtual Office Service nutzt, bei Autoren kann ich es verstehen wenn diese von Zuhause aus schreiben und nicht die private Anschrift überall stehen haben möchten. Nun, da habe ich wohl dazugelernt das es auch Autor und Verlage gibt die kritische Bücher veröffentlichen. Kritische Bücher beinhalten meistens eine einseitige Berichterstattung über bestimmte Themen dieser Welt wie politische Ansichten. Unter diesem Aspekt kann ich es verstehen wieso ein Verleger oder ein Autor ein Virtual Office nutzt 🙂

DHL pünktlich

Uns fahren jede Menge Unternehmen an. Mein Fazit ist es, dass DHL im Vergleich zu den anderen Anbietern viel pünktlicher ist als andere Unternehmen. Oftmals haben wir Probleme mit anderen Anbietern mit DHL hält es sich in Grenzen. Fazit DHL ist mein Favorit.

Weihnachtsgeschäft läuft langsam an

Scheinbar läuft das Weihnachtsgeschäft der Internetshops langsam an. Seit einer Woche hat sich die Paketzahl im Gegensatz vor einem Monat verdoppelt. In den nächsten 2 bis 3 Wochen wird es sich noch vervierfachen. Im Dezember haben wir einen zusätzlichen Sprinter vor zu mieten indem dann ein Mitarbeiter aus dem Lager die Postpakete aus Offenbach ins Lager nach Dietzenbach fahren wird.

Im Dezember heisst es für uns wieder ranklotzen, es werden bestimmt zisch Internetshops Kunden anrufen und nach der Retoure fragen. Den Telefonhörer können wir dann fest am Kopf ankleben damit der Arm nicht einschläft 🙂

Einstellung weiterer Mitarbeiter

Heute sind viele Vorstellungsgespräche vereinbart, mal schauen ob wir die Stelle besetzen können und die gewünschte Kraft dabei sein wird, für unseren Kundensupport und Logistikzentrum. Eine engere Wahl wurde bereits getroffen.

Wichtige Voraussetzungen für uns sind eine kaufmännische Ausbildung, Pkw- Führerschein sowie Staplerschein und  natürlich sehr gute EDV-Kenntnisse.

Mal schauen was der Tag zu bieten hat.

 

Ein Haufen von Briefen

Der Postboote freut sich, einen großen Teil seiner Briefe an uns abgeben zu können, ich hoffe, dass ich es noch vor Mittag schaffe, alles zu scannen, damit alle Kunden ihre Posteingänge noch am Vormittag erhalten.

Wenn da diese Paketunternehmen (DHL, UPS, GLS, DPD, Hermes usw.) nicht ständig stören würden, werde ich sicherlich schneller fertig.

Und das Telefon, dass mich kaum voranlässt,  bringt mich ständig aus dem Rhythmus raus. Also Akkordarbeit beim scannen, die Zeit läuft.

Unverschämte Forderung Gerichtskasse Köln

Liebe Leser,

heute habe ich etwas sehr lustiges in der Post gefunden. Ein ehemaliger Kunde von uns der wohl öfters mal die Rechnungen nicht begleicht hat offene Rechnungen bei uns und wohl auch bei der Gerichtskasse Köln. Nun erhalten wir ein Schreiben von der Gerichtskasse Köln das WIR die Rechnung über 71 Euro zahlen sollen 🙂

Der Brief von der Gerichtskasse Köln ist auch nicht an den Kunden gerichtet sondern direkt an uns. In dem Schreiben zwar im Text die Firma unseres ehemaligen Kunden drin aber die Rechnung ist an uns direkt adressiert. Des weiteren wird mit dem Gerichtsvollzieher gedroht, wenn die Rechnung nicht beglichen wird. Ich habe nachdem ich den Brief gelesen habe mit der Gerichtskasse telefoniert die dann eine schriftliche Stellungsnahme gefordert hat. Die „Stellungsnahme“ ging dann prompt per Fax bei der Gerichtskasse ein. Mal sehen was als Antwort kommt, es ist eine Frechheit einfach jemand herauzupicken und dann noch mit dem Gerichtsvollzieher zu drohen. Obwohl diese offene Rechnung nicht gerechtfertigt ist. Es kann doch nicht angehen, dass jemand drittes die Rechnung anderer begleichen muss. Eine unverschämte Frechheit ist das was sich da die Gerichtskasse Köln erlaubt hat.